Asiakas ja yhteistyökumppanirekisterin tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Surveypal Oy
Kauppakatu 3 B 25
33200 Tampere
Puh. 09 424 502 53
y-tunnus 2106411-8
(jäljempänä "me" tai "Surveypal")

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

Ari Alitalo-Kukko
privacy@surveypal.com

3. Rekisterin nimi

Asiakas- ja yhteistyökumppanirekisteri

4. Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus?

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on yrityksen oikeutettu etu ja/tai asiakassuhde tai sopimuksen täytäntöönpaneminen.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on
- tuotteidemme ja palveluidemme toimittaminen, käyttäjien hallinta, asiakassuhteemme hoitaminen ja laskutus,
- tuotteidemme ja palveluidemme kehittäminen,
- asiakaspalvelun toteuttaminen ja asiakkaan kanssa viestiminen,
- sopimus- ja muiden lupaustemme ja velvollisuuksiemme täyttäminen,
- asiakkaan tai muun rekisteröidyn käyttäytymisen analysointi ja profilointi,
- sähköinen markkinointi, suoramarkkinointi ja tapahtumien järjestäminen,
- toimeksiannon tilaaminen,
- mainonnan kohdentaminen yhtiömme omissa ja muiden tahojen verkkopalveluissa.

Rekisterissä käsiteltäviä osto- ja asiointitietoja voidaan käyttää myös profilointiin ja markkinointitoimenpiteiden sekä asiakasviestinnän kohdentamiseksi rekisteröityä kiinnostavaksi. Henkilötietoja käsitellään myös uutiskirjeen lähettämisen, tapahtumiin sekä muihin markkinointi toimenpiteisiin osallistumisen yhteydessä.

5. Mitä tietoja käsittelemme?

Käsittelemme asiakasrekisterin yhteydessä seuraavia henkilötietoja:
- rekisteröidyn perustiedot kuten nimi*, asiakasnumero, käyttäjätunnus ja/tai muu yksilöivä tunniste, salasana, asiointikieli,
- rekisteröidyn yhteystiedot* kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoitetiedot,
- yritystä ja yrityksen yhteyshenkilöitä koskevat tiedot kuten y-tunnus ja yhteyshenkilöiden nimet sekä yhteystiedot,
- asiakkuutta ja sopimusta koskevat tiedot*, kuten tiedot menneistä ja voimassaolevista sopimuksista sekä tilauksista, kirjeenvaihto,
- tapahtuminen osallistujatiedot ja mahdolliset tapahtumaan liittyvät tiedot, kuten ruoka-rajoitteet,
- mahdolliset suoramarkkinointikiellot tai- suostumukset
- mahdolliset muut erikseen rekisteröidyn suostumuksella kerätyt tiedot.

Surveypal työkalun rekisterin tietosisältö koostuu työkalun tunnuksista, asiakasta ja sen yhteyshenkilöä sekä palvelun käyttöä koskevista tiedoista. Rekisterissä on seuraavia tietoja: nimi, titteli, yritys ja y-tunnus, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero asiakashistoria (esim. asiakaspalautteet, yhteydenotot, chat-keskustelut, tilaukset, laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot) tunnistetun käyttäjän palvelun käyttötiedot (esim. viimeisen kirjautumisen aikaleima ja IP-osoite, kyselyiden ja kyselyelementtien määrä, käyttöön liittyviä tilastotietoja)

Verkkosivuilla vierailevilta kerätään evästeiden ja muiden vastaavien tekniikoiden avulla tietoja käyttäjästä (esim. kielivalinta, mistä verkkoosoitteesta käyttäjä on tullut kyseiselle verkkosivulle, ladatut sivut, selaintyyppi, käyttöjärjestelmä, ajankohta, IP-osoite) suoramarkkinointikiellot ja –suostumukset sekä mahdolliset asiakkaan itsensä antamat muut tiedot.

Tähdellä merkittyjen henkilötietojen antaminen on edellytys sopimussuhteemme ja/tai asiakassuhteemme syntymiselle. Ilman tarvittavia henkilötietoja emme voi toimittaa tuotetta ja/tai palvelua.

6. Mistä saamme tietoja?

Rekisterin tiedot kerätään säännönmukaisesti rekisteröidyltä itseltään puhelimitse, verkossa, tapaamisissa tai muulla vastaavalla tavalla. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää yleisesti saatavilla olevista tietolähteistä, kuten yritysten verkkosivuilta, kaupparekisteristä sekä muista julkisista ja yksityisistä rekistereistä.

7. Kenelle luovutamme ja siirrämme tietoja sekä siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Emme luovuta rekisterin tietoja ulkopuolisille tahoille.

Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita. Olemme ulkoistaneet IT-hallintaa ja viestintäteknologiaa ulkopuolisille palveluntarjoajille, joiden hallinnoimille ja suojaamille palvelimille henkilötietoja tallennetaan. Olemme huolehtineet alihankkijoidemme kanssa tietosuojastasi laatimalla henkilötietojen käsittelyn osalta käsittelysopimuksen sekä varmistaneet että alihankkijoillamme on vastaavat sopimukset omien alihankkijoiden kanssa.

Olemme ulkoistaneet henkilötietojesi käsittelyä yrityksen ulkopuolisille yrityksille, jotka sijaitsevat myös Euroopan Unionin ja Euroopan talousalueen ulkopuolella olevissa maissa, kuten Yhdysvalloissa. Nämä yritykset käsitelevät henkilötietoja tarjotakseen esimerkiksi infrastruktuuri- ja ITpalveluita, tai muita palveluja. Tällaisissa tapauksissa riittävästi tietoturvasta ja rekisterin käsittelystä huolehditaan EU-U.S. – Privacy Shield – järjestelyllä, tai sopimusteitse käyttämällä EU-komission hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita.

8. Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään niitä säilytämme?

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijämme, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä asiakastietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat turvallisissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista. Henkilötiedot poistetaan rekisteristä kun henkilötietoa rekisterissä omaava henkilö pyytää henkilötietojensa poistoa. Surveypal työkalun rekisteristä poiston jälkeen asiakastiedot voidaan palauttaa kahden viikon ajan (varoaika), jonka jälkeen niitä ei voida palauttaa.

Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.

9. Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?

Rekisteröitynä sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista. Sinulla on myös oikeus peruuttaa suostumuksesi tai muuttaa sitä.

Rekisteröitynä sinulla on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Erityisistä henkilökohtaisista syistä sinulla on oikeus myös vastustaa itseesi kohdistuvaa profilointia ja muita käsittelytoimia silloin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on meidän oikeutettu etumme. Vaatimuksesi yhteydessä sinun tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen vastustat käsittelyä. Me voimme kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.

Rekisteröitynä sinulla on myös oikeus milloin tahansa ja maksutta vastustaa käsittelyä, mukaan lukien profilointia niiltä osin kuin se liittyy suoramarkkinointiin.

10. Kehen voit olla yhteydessä?

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.

11. Tietosuojaselosteen muutokset

Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.

Pyydä esittely

Tilaa uutiskirje

Uutiskirjeen tilaajana saat ajankohtaista tietoa ja käytännön vinkkejä asiakaskokemuksen kehittämiseen. Uutiskirjeemme ilmestyy sähköpostiisi kerran kuussa. Voit perua sen koska tahansa kirjeen lopussa olevasta linkistä.

Hyödynnä asiakaskokemusta liiketoimintasi kasvattamisessa.

Lähetämme kuukausittain uusimmat artikkelit asiakaskokemuksen alalta sähköpostiisi.